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Todo lo que necesitas saber sobre el teletrabajo

Debido a la crisis mundial del coronavirus, muchas organizaciones se han visto forzadas a implantar de forma abrupta el trabajo a distancia para cumplir con las directrices de los gobiernos y expertos en salud. Esto, no solo ha causado confusión en las empresas, sino también, en los propios empleados, muchos de los cuales se han visto por primera vez en esta tesitura. 

El teletrabajo trae consigo muchas incógnitas y preguntas, algunas de las cuáles intentaremos dar respuesta en este artículo. Asimismo, instruir con consejos y herramientas útiles para conocer y desarrollar esta modalidad durante estos días de confinamiento.

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una actividad profesional sujeta a una relación contractual de carácter voluntaria y reversible, entre empleador y empleado que se puede realizar en locales de la empresa o desde el propio domicilio utilizando medios informáticos y/o de telecomunicaciones. 

Actualmente no hay ninguna regulación específica en la legislación española, por lo que las principales referencias normativas son el Acuerdo Marco Europeo sobre teletrabajo, así como el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores.

OrganizationEn España, según datos del INE, el 7% de los ocupados realizan teletrabajo de forma ocasional, y tan solo el 5% lo hace de forma habitual. Ahora bien, si nos basamos en los datos del Instituto de Estadística Europeo (Eurostat), tan solo el 3% de la población española realiza teletrabajo, una cifra muy por debajo de otros países como Finlandia o Países Bajos con cifras cercanas al 15%. La mayoría de las empresas que han implantado esta modalidad han optado por incluir estos aspectos en sus convenios colectivos, formalizando así sus programas de teletrabajo. 

En Latinoamérica, el teletrabajo está siendo tendencia y presenta una evolución ascendente durante los últimos años. Según un estudio de la firma 5G, el país líder en fomentar esta modalidad es Brasil, con más del 10% de su población económicamente activa. Otros países con cifras más bajas pero que también se suman a brindar esta opción laboral son Argentina, México, Colombia, Costa Rica y Chile. 

¿Cómo lo puedo implementar en mi organización?

La implementación consta de 3 fases

Diagnóstico 

El teletrabajo significa cambiar la forma, la manera y la visión que tenemos de trabajar, por lo que conlleva un gran cambio cultural en toda la organización. Por este motivo, el primer paso es realizar un análisis a nivel de recursos, cultura y de la capacidad de adaptación al cambio. Es decir, recopilar toda la información necesaria para saber nuestro contexto actual, si estamos preparados, qué nos falta o debemos mejorar para conseguir nuestro objetivo. 

Plan de implementación

Después de la realización del diagnóstico, desde RRHH se debe elaborar un plan para poder llevar a cabo el proceso de implantación. Lo más importante es la definición de nuestro objetivo, aquello que queremos conseguir mediante el teletrabajo: reducir la rotación de personal, potenciar la conciliación laboral, etc. A su vez, para facilitar e impulsar la implementación de esta metodología es importante diseñar una campaña de comunicación para trabajar directamente sobre aquellos pensamientos negativos que muchos trabajadores podrían tener sobre el compañero que teletrabaja. Seguro que en casa no hará nada” “Otro vago premiado”. De esta forma, podemos conseguir un cambio hacia una visión positiva sobre el trabajo a distancia.

Recalcamos, el teletrabajo no es solo un proceso de transformación digital, sino más bien, de cambio cultural en la organización.

Tras establecer el/los objetivo/s, se deben analizar todos los puestos de trabajo y seleccionar aquellos que se puedan adaptar a la modalidad de trabajo a distancia. Continuando con el análisis de las necesidades tecnológicas que estos pudiesen tener.

Una vez decididos los puestos que podrán optar a esta modalidad, se debe crear un plan formativo para todos aquellos empleados que quieran adherirse al teletrabajo. Asimismo, se debe diseñar un sistema de gestión y supervisión para que el manager pueda tener una comunicación fluida con el teletrabajador para la correcta definición de tareas y plazos mediante objetivos concretos.

Finalmente, cuando todos estos aspectos estén definidos y el plan completamente desarrollado, se llevaría a cabo la implementación del teletrabajo en la organización.

Seguimiento

Esta fase consiste en valorar si el teletrabajo ha tenido un impacto positivo en la organización, por lo cual, se deben programar evaluaciones para analizar si los objetivos propuestos se han cumplido. 

¿Cuáles son los beneficios?




¿Es posible aplicarlo en España?

España cuenta con una muy buena red de internet de alta velocidad en Europa, la cual se extiende a lo largo de todo el país.  Esto la capacita de una estructura telemática sólida para poder implantar el teletrabajo sin ningún problema. Por lo cual, el factor tecnológico no es una excusa válida.

¿Por qué se ha aplicado tan poco?

home-office

Como bien decíamos antes, el teletrabajo no es propiamente un proceso de transformación digital, sino más bien, un cambio cultural. Por este motivo, antes de la crisis del coronavirus, incluso teniendo los medios pertinentes, en España no se planteaba la opción de trabajo a distancia. ¿La razón? cada uno puede aportar sus teorías: El teletrabajo es de vagos, si no veo lo que haces no lo creo, disminución de la productividad…

Sin embargo, ahora, lo importante no es regodearse en lo que no se ha hecho, si no en cómo podemos aportar ideas y soluciones para afrontar la situación actual.

Herramientas 

A continuación, te detallaremos una breve lista con aquellos programas que consideramos útiles y fáciles de usar, que te serán de gran ayuda para trabajar desde casa. 

¡Explóralos, descúbrelos y escoge el que más se adapte a tus necesidades!

Para reuniones:

Los programas informáticos más conocidos y utilizados son: Sykpe, Hangout meet de Google, Microsoft Team, Zoom, incluso Whatsapp se ha alzado como una gran opción, dada su facilidad de uso, accesibilidad y buen desempeño.

Para organizar el tiempo:

Microsoft nos ofrece, Microsoft To do. Una herramienta gratuita y muy completa, cuya función principal es poder planificar y organizar tu tiempo. Una de sus funciones especialmente llamativas, es la opción de poder compartir y por tanto asignar tareas, lo que resulta muy útil para adaptarla a nuestro entorno laboral. Importante, se puede utilizar en cualquier dispositivo.

Google Calendar, el calendario virtual por excelencia, si lo combinas con Meet de Google, podrás planificar y gestionar reuniones de una forma muy fácil.

Toogl, herramienta enfocada en la productividad, te permite saber cómo gestionas e inviertes tu tiempo, así como, el tiempo invertido en cada proyecto y/o cliente. Hasta 5 miembros es gratuita, por lo que te recomendamos que la pruebes con tu equipo y analices sus resultados.

Para trabajar colaborativamente:

Comenzamos con la plataforma más conocida, Google drive, que te permitirá trabajar y compartir documentos en línea con tu equipo. Microsoft tampoco se queda atrás y ofrece Office 365, es de pago y te permite mantener el paquete office actualizado, así como, una serie de funciones para trabajar vía online. Ambas plataformas mencionadas presentan la opción de uso personal o para empresas.

Cabe mencionar una de las herramientas de trabajo colaborativo que se está consolidando en las empresas, Slack, dada su sencillez y su orientación a la agilización de procesos. Su visión es muy simple, transformar los correos electrónicos a canales de comunicación, de esta forma, todos los implicados en un proyecto reciben y pueden dar información a través de chats instantáneos, mejorando el flujo de comunicación y su transparencia. Recomendamos su versión gratuita, sin límite de participantes, pero con solo 5GB de almacenamiento disponible. Puede resultar muy útil para pequeños equipos de trabajo.

Otras herramientas que te pueden ayudar a la gestión de proyectos son Trello y Asana, y sin duda, Yammer, la red social de empresas.

Consejos para desarrollar el teletrabajo desde casa

Dada la situación actual, este proceso de adaptación se ha impuesto de forma abrupta en muchos hogares. Por este motivo, hemos realizado una lista con diferentes sugerencias para que desarrolles el teletrabajo de forma óptima y consigas conciliar tu trabajo con tu vida familiar.

¡Recuerda, estos consejos también te serán útiles una vez superada esta crisis!

    1. Define un lugar para trabajar: Es muy importante que escojas algún rincón de tu casa como el sitio donde montarás tu oficina. Procura que sea un sitio tranquilo, con pocas distracciones, y con buena iluminación. Tienes que visualizar ese espacio como tu oficina. El sofá o tu cama, son lugares de descanso, de relajación, por lo cual, no son buenos para trabajar ya que te invitan a otro tipo de actividades.

 

    1. Establece horarios de trabajo, así como pausas: La organización y la planificación son cruciales, debes establecer horarios de inicio, pausa y cierre de jornada. Es recomendable incluso que le comuniques a tu superior estos horarios, de esta forma, él sabrá cuando puede comunicarse contigo. El objetivo de definir un horario es para evitar la procrastinación, para cumplir con las tareas asignadas, no malgastar el tiempo y, sobre todo, para evitar la ansiedad y el estrés al ver como pasa el día y aún no hemos hecho nada.

 

    1. Ducharse, vestirse, desayunar, como si fuéramos a la oficina: Es importante que tu cuerpo y tu mente estén despiertos, activos y con energía. No es bueno levantarse y a los 10 minutos comenzar a trabajar, aún estarás dormido y tus primeros minutos de trabajo no serán productivos. Intenta imitar la rutina diaria, fija la alarma, dúchate, ponte ropa cómoda, desayuna, ojea un poco el periódico o escucha algo de música, y prepárate para iniciar tu jornada. 

 

    1. Mantener comunicación con los compañeros de trabajo: El trabajar desde casa no significa estar incomunicado o aislado, por lo cual, debes comunicarte con tus compañeros de la misma forma que lo haces en la oficina. Los medios para hacerlo deben ser otorgados por la empresa, para mantener el trabajo grupal, así como velar por la salud del trabajador. Esto es muy importante, ya que la problemática más común que presentan los teletrabajadores es la ansiedad causada por el sentimiento de abandono.  

 

  1. No te obsesiones con ser productivo: Dado que vivimos en una cultura donde existe la necesidad de ver lo que está haciendo el otro para creer que realmente está trabajando, el “tengo que ser muy productivo porque no me ven”, se transforma en una preocupación y un generador de estrés.

Recuerda, la oficina que has montado en casa es igual que tu oficina de empresa. Por lo tanto, establece una lista con las tareas del día, márcate objetivos, organiza tu horario y desempeña tus labores de la misma forma que lo harías en tu empresa.relax

Cuida tu salud: En este periodo de crisis y confinamiento es importante que no descuides tu salud, de la manera que puedas y entendiendo tu situación y los recursos de los que dispones. Para ello, es importante tanto que realices alguna actividad física y relajes la mente de vez en cuando.

Puedes proponerte retos para cubrir la parte física, y establecerte por ejemplo un objetivo de aquí a dos semanas, tres o las que necesites. Para relajar la mente y realizar todo el drenaje emocional por el tener que estar en casa todo el día, puedes realizar actividades como el Yoga o simplemente hacer estiramientos. También puedes tumbarte y escuchar música que te tranquilice, o simplemente tomarte un momento para no pensar en nada. Es de suma importancia que sepamos separar la esfera de trabajo y la personal y encontrar el equilibrio, siempre adaptándonos a la situación y el momento que vivimos.

Para evitar la ansiedad o el estrés que pueda generar este cambio en una cultura laboral en la que aún el manager “necesita” ver como trabajas para confiar en que estás trabajando, es importantísimo guiarse por una gestión por objetivos, estableciendo metas y fechas de entrega mediante una dirección que destaque por la confianza mutua y una comunicación abierta.

También, a modo personal, para sacar el máximo provecho de este periodo, te enseñaremos algunas actividades que puedes realizar para aprovechar el tiempo.

Trabajar el Social Selling

Ahora puede ser un buen momento para trabajar sobre la marca de tu empresa, o bien, en tu propia marca personal. En nuestro artículo de Social Selling podrás encontrar la información que necesitas. 🡪 Social Selling 

Fomenta tu Entorno Organizativo de Aprendizaje (EOA)

Cuando hablamos de entornos organizativos de aprendizaje, hacemos referencia a la red interconectada de conocimiento existente en las organizaciones, una red, muchas veces, desconocida tanto por empleadores como empleados. Por este motivo te invitamos a leer nuestro artículo sobre los EOA para que descubras el potencial que tu red laboral ofrece y puedas trabajar con ella. 🡪 EOA 

Fomenta tu Entorno Personal de Aprendizaje (EPA)

Asimismo, el concepto de Entorno de Aprendizaje, no solo podemos aplicarlo al mundo laboral, sino que también, al nuestro personal. Durante estos días de confinamiento hemos podido ver como desde diferentes sectores, desde la música, la lectura, el mundo culinario, entre otros mucho, la sociedad se ha organizado y mediante las redes se ha compartido un sin fin de conocimientos y experiencias.

Por este motivo, te animamos a que construyas tu propio EPA con tus amigos o bien con personas en la red, compartiendo información sobre temáticas de tu interés, o aprendiendo cosas nuevas, en fin, generando de esta manera un aprendizaje colectivo. Asimismo, te recomendamos nuestro post sobre EPA para una mayor orientación. 🡪 EPA 

Otra recomendación es que explores y realices cursos MOOC gratuïtos como los que ofrece Google actívate. También, puedes potenciar tu marca personal a través de redes de comunicación y divulgación como Twitter, o que aprendas y aproveches programas sencillos de edición digital online como Canva o Genially.

Para concluir, el teletrabajo no sólo es una gran opción para hacer frente al coronavirus y así minimizar su impacto en la economía. Como bien se viene proponiendo hace mucho tiempo, esta modalidad laboral presenta muchos beneficios tanto para empleador como empleados. Además, de ser una gran opción para reducir la contaminación al disminuir el uso de vehículos y de los desechos generados por las empresas.

Si estás comenzando a teletrabajar, o tu empresa aún no estaba lista para este tipo de actividad, no dudes en escribirnos y sabremos como ayudarte: info@humannova.com 

Humannova-Agile-Kits

Lukas Cacheiro
Consultor Técnico en RRHH de Grupo Humannova

Manuel Elola
Consultor Técnico en RRHH de Grupo Humannova

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